Niet elke betaling loopt via de bank. Een klant betaalt contant aan de deur, u betaalt parkeergeld met munten of haalt geld uit een pinautomaat voor de winkel. Dat geld staat in de boekhouding op een eigen rekening: de kas.
De kas is een rekening zoals de bank
De kas is een bezitting, net als uw bankrekening. Komt er contant geld binnen, dan neemt de kas toe (debet). Gaat er contant geld uit, dan neemt hij af (credit). Het saldo van de kasrekening is wat er volgens de boekhouding in de kassa of de geldla hoort te zitten.
Samen met de bankrekeningen heet dat de liquide middelen: het geld waarover u direct kunt beschikken. Hoe dubbel boekhouden werkt, leest u in Dubbel boekhouden.
Een kasboek bijhouden
Ontvangt u contant geld in uw bedrijf, dan houdt u een kasboek bij. Daarin staat elke ontvangst en elke uitgave in contant geld, met de datum, het bedrag en waarvoor. De Belastingdienst rekent de gegevens waarmee u het kasboek bijhoudt tot uw administratie: de kassabonnen, de dagoverzichten van de kassa en ook kladaantekeningen. Die bewaart u net als de rest 7 jaar; zie Bewaarplicht.
Een paar gewoonten maken het kasboek betrouwbaar:
- Tel de kas geregeld. Vergelijk het geld in de kassa met het saldo van de kasrekening. Met veel contante omzet doet u dat elke dag.
- De kas staat nooit negatief. Er kan niet meer geld uit een geldla komen dan erin zat. Staat de kasrekening onder nul, dan is er een ontvangst niet geboekt, of een uitgave twee keer.
- Elke boeking heeft een bewijs. Een kassabon, een dagoverzicht van de kassa of een briefje met wat u uitgaf en waarom.
- Houd zakelijk en privé gescheiden. Neemt u geld uit de kas voor uzelf, dan is dat een privéopname; zie Privé en rekening-courant.
Contant ontvangen
Betaalt een klant een factuur contant, dan staat de factuur al op Debiteuren. De betaling boekt u van Debiteuren naar de kas:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Kas | € 242,00 | |
| Debiteuren | € 242,00 |
De omzet en de btw stonden al goed bij de factuur. Hoe facturen en betalingen bij elkaar komen, leest u in Debiteuren, crediteuren en afletteren.
Verkoopt u veel kleine dingen zonder factuur, zoals in een winkel of op een markt, dan boekt u de omzet niet per klant maar per dag of per week, met het dagoverzicht van de kassa als bewijs. De btw zit in die omzet en telt mee in uw btw-aangifte.
Contant betalen
Betaalt u een bon of factuur uit de kas, dan gaat het bedrag van de kas af. Was de factuur al geboekt op Crediteuren, dan boekt u Crediteuren tegen de kas. De kosten en de voorbelasting komen van de factuur of de bon, zoals bij elke andere uitgave.
Betaalt u iets contant met uw eigen geld, dan is het niet uit de kas betaald maar privé. Dat boekt u op uw privérekening of, bij een BV, de rekening-courant met de directeur.
Geld tussen bank en kas
Haalt u geld uit de pinautomaat voor de kas, dan gaat het van de bank naar de kas. Brengt u geld van de kas naar de bank, dan andersom. De winst verandert er niet door en er zit geen btw in: het geld staat alleen op een andere plek.
Grote bedragen contant
Sinds 1 januari 2026 mag een ondernemer die goederen koopt of verkoopt geen contante betaling van € 3.000 of meer aannemen of doen. Dat geldt voor goederen, niet voor diensten. Een hoger bedrag laat u via de bank betalen.
Zo doet Numeria het
Numeria heeft een kasrekening in het rekeningschema; welke dat is, staat bij Bedrijfsinstellingen → Standaardrekeningen. Een contante betaling van een factuur of uitgave boekt u op de factuur zelf met Contant betaald. Geld tussen bank en kas boekt u bij de bankregel. Hoe dat stap voor stap gaat, leest u in Contant geld en de kas.
Op de pagina Bank staat rechts Liquide middelen: de bankrekeningen en de kas samen. Het saldo van de kas ziet u ook in de Balans en op de kasrekening onder Boekhouding → Rekeningen.