Contant geld komt niet via de bank binnen, dus Numeria ziet het niet vanzelf. U legt het zelf vast, op de kasrekening. Wat de kas in de boekhouding is en waar u op let, leest u in Kas en contant geld.
De kasrekening
Een nieuw bedrijf heeft in het rekeningschema de rekening 1000 Kas. Welke rekening Numeria als kas gebruikt, ziet u bij Bedrijfsinstellingen → Standaardrekeningen, bij Kas. Staat daar niets, kies dan de kasrekening, of maak er eerst een bij Rekeningschema met Nieuwe rekening, van het type Activa.
Het saldo van de kas staat op de pagina Bank rechts onder Liquide middelen, samen met uw bankrekeningen. Alle boekingen op de kas ziet u bij Boekhouding → Rekeningen: klik op de kasrekening.
Een factuur die contant is betaald
Betaalt een klant een factuur contant, of betaalde u een inkoopfactuur uit de kas:
- Open de factuur.
- Klik op Meer → Contant betaald. U kunt ook onder het betaaloverzicht op Betaling toevoegen klikken.
- In het venster Betaling vastleggen staat bij Bedrag wat er nog openstaat. Is er maar een deel contant betaald, vul dan dat bedrag in.
- Klik op Vastleggen.
Numeria boekt het bedrag met de datum van vandaag van de kas af of op de kas, tegen Debiteuren of Crediteuren. De factuur is daarmee (deels) betaald. Op de telefoon heet de knop op de factuur Betaling vastleggen.
Ook in de Keten onder de factuur staat bij een betaling die nog ontbreekt de knop Contant betaald; die boekt het hele open bedrag, ook met de datum van vandaag.
Met een andere datum
Is de betaling op een eerdere dag gedaan, bijvoorbeeld omdat u het kasboek van vorige week bijwerkt:
- Ga naar Boekhouding → Rekeningen en open Debiteuren of Crediteuren.
- Klik bij de openstaande posten op de factuur en daarna op Betaald zonder bank.
- Kies Contant, en vul de Datum en het Bedrag in.
- Klik op Boeken en afletteren.
Een bon die u uit de kas betaalde
Een kassabon die u met geld uit de kas betaalde, boekt u eerst zoals elke bon; zie Bonnen en kosten boeken.
- Kies bij Betaald voor Nog te betalen. Staat op de bon contant en heeft Numeria Privé betaald gekozen, zet het dan om: privé betaald is met uw eigen geld, niet uit de kas.
- Klik op Boeken.
- Open de uitgave en klik op Meer → Contant betaald, of klik in de Keten onder de uitgave op Contant betaald.
Betaalde u de bon met uw eigen geld, kies dan wel Privé betaald; zie Privé betaald en terugbetalen.
Kleine contante kosten zonder btw
Voor contante kosten waar geen btw in zit, zoals parkeergeld in een automaat op straat, maakt u een journaalpost:
- Ga naar Boekhouding, tabblad Journaalposten, en klik op Nieuwe journaalpost.
- Vul de Datum en de Omschrijving in.
- Eerste regel: de kostenrekening, met het bedrag bij Debet.
- Tweede regel: de kasrekening, met hetzelfde bedrag bij Credit.
- Klik op Journaalpost boeken.
Zit er btw in, boek het dan als bon. De btw-rekeningen kunt u in een journaalpost niet kiezen. Meer over journaalposten leest u in Het grootboek en handmatig boeken.
Contante verkopen zonder factuur
Verkoopt u in een winkel of op een markt, dan maakt u niet voor elke klant een factuur. Boek de omzet dan per dag of per week, met het dagoverzicht van uw kassa als bewijs:
- Klik op + Nieuw, kies Factuur en dan Factuur van buiten Numeria boeken. Kies een foto of PDF van het dagoverzicht.
- Kies bij Relatie voor Zonder relatie.
- Vul het Factuurnummer en de Factuurdatum in, bijvoorbeeld KAS-2026-10-24 en de dag van de verkoop.
- Vul de omzet in per btw-tarief, elk op een eigen regel, met de Omzetrekening en de Btw. Kies bij Bedragen invoeren voor incl. btw: dan is het totaal precies wat er in de kassa zit.
- Klik op Factuur boeken.
- Leg daarna de betaling vast met Contant betaald, of met een andere datum via Betaald zonder bank (zie hierboven).
Betaalden klanten een deel met de pin, dan komt dat deel via de bank binnen. Boek dan alleen het contante deel op de kas, en verwerk de pinbetalingen bij de bank.
Geld van de bank naar de kas en terug
Haalt u geld uit de pinautomaat voor de kas, of brengt u geld van de kas naar de bank, dan staat dat als regel bij de bank:
- Open de bankregel op de pagina Bank en klik op Andere….
- Kies op het tabblad Op een rekening bij Rekening de kasrekening; zonder zoekterm staat die onder Kas.
- Laat BTW op Geen btw staan.
- Klik op Boeken.
Zie ook Boeken zonder factuur: Andere….
Geld uit de kas voor uzelf
Neemt u geld uit de kas voor privé, maak dan een journaalpost met uw privérekening (bij een BV de rekening-courant met de directeur) bij Debet en de kas bij Credit. Legt u eigen geld in de kas, dan andersom. Wat dat betekent, leest u in Privé en rekening-courant.
De kas tellen
Tel de kas geregeld en vergelijk het met het saldo van de kasrekening. Is er een verschil, zoek dan eerst een ontvangst of uitgave die nog niet geboekt is. Blijft er een klein verschil over, boek het dan met een journaalpost op een kostenrekening, bijvoorbeeld Kasverschillen, en schrijf in de omschrijving dat het een kasverschil na telling is.