Kosten en omzet horen bij het jaar waarin u het werk deed of de dienst kreeg, niet bij het jaar van de factuur of de betaling. Meestal vallen die samen. Rond de jaarwisseling soms niet: de schoonmaker van december stuurt zijn factuur in januari, of een klant betaalt in december al voor een cursus in februari. Die bedragen zet u aan het eind van het jaar op de balans. Samen heten ze de overlopende posten.
Vier soorten
| Soort | Wat er is gebeurd | Op de balans |
|---|---|---|
| Vooruitbetaalde kosten | Factuur dit jaar, kosten voor volgend jaar | bezitting (activa) |
| Nog te betalen kosten | Kosten dit jaar, factuur volgend jaar | schuld (passiva) |
| Vooruitontvangen omzet | Factuur dit jaar, werk volgend jaar | schuld (passiva) |
| Nog te ontvangen omzet | Werk dit jaar, factuur volgend jaar | bezitting (activa) |
Vooruitbetaalde kosten hebben een eigen artikel: Vooruitbetaalde kosten. De andere drie werken op dezelfde manier.
Nog te betalen kosten
Uw schoonmaker werkte in december voor € 300 zonder btw. De factuur komt op 8 januari. Die kosten horen bij het oude jaar, dus boekt u op 31 december:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Schoonmaakkosten | € 300,00 | |
| Nog te betalen kosten | € 300,00 |
Op 1 januari boekt u dat terug. Komt de factuur in januari, dan boekt u hem gewoon. In het nieuwe jaar heffen de terugboeking en de factuur elkaar op, en de kosten staan alleen in het oude jaar.
Een veelvoorkomend voorbeeld is de rekening van uw accountant voor de jaarrekening: het werk gaat over het oude jaar, de factuur komt maanden later.
Vooruitontvangen omzet
U factureert in december € 1.200 zonder btw voor een cursus in februari. De omzet hoort bij het nieuwe jaar. Op 31 december haalt u hem uit de omzet:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Omzet | € 1.200,00 | |
| Vooruitontvangen omzet | € 1.200,00 |
Op 1 januari boekt u dat terug, en dan staat de omzet in het nieuwe jaar. Voor een jaarabonnement dat over twee jaren loopt, haalt u alleen het deel van het nieuwe jaar uit de omzet.
Nog te ontvangen omzet
U deed in december werk voor € 800 zonder btw, en u factureert in januari. Op 31 december boekt u:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Nog te ontvangen omzet | € 800,00 | |
| Omzet | € 800,00 |
Op 1 januari boekt u dat terug, en de factuur van januari boekt u gewoon.
De btw
De btw volgt de factuur, niet de overlopende post. Daarom boekt u de overlopende posten zonder btw.
- Voor kosten trekt u de btw af in de aangifte over de periode van de factuurdatum.
- Voor omzet geeft u de btw aan in de periode van de factuur. Een factuur stuurt u uiterlijk op de 15e van de maand na de levering. Stuurt u hem later, dan geeft u de btw aan in de periode waarin u hem had moeten sturen.
Meer daarover leest u in De btw-aangifte.
Welke bedragen u meeneemt
De overlopende posten maken de winst van elk jaar juist. Bij kleine bedragen die elk jaar ongeveer terugkomen, verandert de winst er weinig door. Bij een groot bedrag, of een bedrag dat maar één keer voorkomt, maakt het wel uit. Stelt een accountant uw jaarrekening op, bespreek dan samen welke posten erin horen; vaak boekt de accountant ze zelf. Zie Jaarafsluiting en resultaatbestemming.
Zo doet Numeria het
Overlopende posten boekt u bij het afsluiten van het jaar, op de laatste dag van het boekjaar, en Numeria boekt ze op de eerste dag van het nieuwe jaar terug.
- Vooruitbetaalde kosten verdeelt Numeria al bij het boeken van de factuur; zie Kosten over meer boekjaren verdelen.
- Vooruitontvangen omzet zet u bij Afsluiten met een herindeling van de omzetrekening naar de balans.
- Nog te betalen kosten en nog te ontvangen omzet boekt u met een journaalpost op de laatste dag van het jaar, met Op 1-1-… automatisch terugboeken aan.
Hoe dat stap voor stap gaat, leest u in Het boekjaar afsluiten.