Heeft u meer bedrijven in Numeria, bijvoorbeeld een holding en een werk-bv, dan kunt u ze aan elkaar koppelen. Wat het ene bedrijf voor het andere boekt, staat dan meteen klaar in het andere: de factuur voor de managementfee, een boeking op de rekening-courant en het dividend. U typt niets twee keer, en Numeria let erop dat de rekening-courant in beide bedrijven gelijk loopt.
Koppelen kan alleen tussen bedrijven waarvan u van beide de eigenaar bent. Hoe u een tweede bedrijf aanmaakt, leest u in Medewerkers, rollen en uw accountant.
Twee bedrijven koppelen
- Ga naar Instellingen → Gekoppelde bedrijven en klik op Bedrijf koppelen.
- 1 Bedrijf: kies het andere bedrijf. U ziet alleen de bedrijven waarvan u eigenaar bent. Klik op Volgende.
- 2 Verhouding: kies hoe de bedrijven bij elkaar horen: het ene is aandeelhouder van het andere (in de ene of de andere richting), of het zijn Zusterbedrijven (dezelfde aandeelhouder, geen aandelen in elkaar). Vul bij een aandeelhouder het Percentage van de aandelen in. Klik op Volgende.
- 3 Bevestigen: Numeria laat per bedrijf zien wat het klaarzet. Is een van de twee aandeelhouder, dan staat eronder ook Pakket voor met de naam van de holding: kies Holding voor € 4,99 per maand, of houd het pakket dat de holding nu heeft. Het pakket Holding is er alleen voor een bv: is bij de holding nog geen rechtsvorm ingevuld, vink dan aan dat de holding een bv is. Klik op Koppelen.
Het pakket Holding gaat in aan het begin van de volgende periode; de datum staat onder de keuze. Meer over dit pakket leest u in Abonnement, pakketten en modules.
Wat Numeria klaarzet:
- In elk bedrijf een relatie voor het andere bedrijf.
- In elk bedrijf een rekening-courant met het andere bedrijf. In de holding is dat een vordering, in de werk-bv een schuld.
- In de werk-bv de kostenrekening Managementvergoeding.
- In de holding de rekeningen Te ontvangen dividend en Opbrengst deelneming.
Bestaat zo'n relatie of rekening al, dan gebruikt Numeria die. Is het rekeningnummer al bezet, dan neemt Numeria het eerstvolgende vrije nummer.
De kaart van een koppeling
Na het koppelen staat er per gekoppeld bedrijf een kaart met:
- de verhouding, bijvoorbeeld "Veldhuis Holding B.V. is voor 100% aandeelhouder van Veldhuis Advies B.V.";
- Wordt doorgezet: wat het ene bedrijf aan het andere doorgeeft;
- Automatisch boeken (zie hieronder);
- Rekening-courant: wat u van het andere bedrijf te vorderen heeft of aan het andere bedrijf moet betalen, met een volle stip als beide bedrijven hetzelfde bedrag hebben ("sluit aan") en een open stip als er een verschil is.
Een factuur aan het andere bedrijf
Maakt u een verkoopfactuur aan het gekoppelde bedrijf, bijvoorbeeld de managementfee van de holding aan de werk-bv, dan staat bij de klant Gekoppeld. In plaats van e-mail of Peppol ziet u Komt direct bij … binnen. Klik op Boeken en doorzetten: Numeria boekt de factuur en zet hem met de pdf klaar in het andere bedrijf. Daarvoor zijn geen Peppol-kosten.
In de lijst met facturen ziet u daarna:
- Wacht op bevestiging bij … (open stip) zolang het andere bedrijf de factuur nog niet heeft geboekt;
- Bij … geboekt met de datum (volle stip) zodra dat wel zo is.
In het andere bedrijf staat de factuur bij Inkoop → Bonnen & uitgaven, te controleren, met het label Van uw holding (of Van uw werk-bv, Van uw zusterbedrijf). Alles is al ingevuld: de leverancier, de kostenrekening (bij de managementfee Managementvergoeding), het bedrag, de btw zoals op de factuur, het factuurnummer en de datum. Klik op Boeken.
De btw op de factuur is wat u als verkoper op de factuur zet; het andere bedrijf neemt die over. Of er btw op hoort, bespreekt u met uw adviseur.
Automatisch boeken
Automatisch boeken staat standaard uit: u ziet elke factuur dan een keer en bevestigt met één klik. De instelling hoort bij het bedrijf dat de factuur ontvangt; de eigenaar zet hem op de kaart aan of uit, een boekhouder ziet hem alleen.
Staat Automatisch boeken aan, dan boekt Numeria de factuur in het ontvangende bedrijf meteen. Daar verschijnt bovenaan een melding, bijvoorbeeld "Geboekt: managementfee oktober van Veldhuis Holding B.V. · € 3.025,00", met Bekijken en Terugzetten naar te verwerken. Met dat laatste haalt u de boeking weg en staat de factuur weer te controleren. Dat kan zolang de periode open is. In Instellingen → Activiteit staat een regel bij elke factuur die zo is geboekt.
De rekening-courant
Boekt u in het ene bedrijf iets op de rekening-courant met het andere, bijvoorbeeld een banktransactie of een journaalpost, dan vraagt Numeria Ook in … boeken?. Daaronder staat in gewone taal wat er in het andere bedrijf gebeurt: het bedrag, of het een vordering of een schuld is, de rekening en de datum.
- Ja, tegenboeken: Numeria boekt hetzelfde bedrag op de rekening-courant van het andere bedrijf. Staat daar een banktransactie van dezelfde overboeking nog te verwerken, dan boekt Numeria die. Anders komt de andere kant bij Posten te verwerken, waar u de juiste rekening kiest.
- Nee: er gebeurt niets in het andere bedrijf. Er ontstaat dan een verschil in de rekening-courant.
Is de periode in het andere bedrijf al afgesloten, dan zegt Numeria dat en komt de boeking op de eerste open dag; de knop heet dan bijvoorbeeld Ja, op 1 oktober boeken. Het andere bedrijf krijgt daar een melding van. Voor een factuur geldt hetzelfde: de inkoopfactuur houdt haar eigen factuurdatum, de boeking komt in de eerste open periode.
De vraag ziet alleen wie in beide bedrijven werkt.
Als de rekening-courant niet aansluit
Hebben de twee bedrijven niet hetzelfde bedrag op de rekening-courant, dan staat op het overzicht bij Vraagt aandacht bijvoorbeeld "Rekening-courant met Veldhuis Holding B.V. sluit niet aan: € 120 verschil". Klik op de regel eronder: u ziet de boekingen die maar in één bedrijf staan ("alleen hier" of "alleen bij …"). Met Beide tegenboeken boekt Numeria ze in het bedrijf waar ze nog ontbreken.
Dezelfde controle staat bij Afsluiten, stap Vóór afsluiten, onder Controles: een volle stip als de rekening-courant aansluit, een open stip met het verschil als dat niet zo is. Zie De jaarafsluiting in Numeria.
Dividend
Keert de werk-bv bij het afsluiten van het jaar dividend uit (bij Afsluiten, de resultaatbestemming), dan staat het deel van de holding daar klaar bij Inkoop → Bonnen & uitgaven, bovenaan onder Van gekoppelde bedrijven: "Te ontvangen dividend van …", met het label Van uw werk-bv. Het deel volgt het percentage van de aandelen. Klik op Boeken: Numeria boekt het op Te ontvangen dividend tegen Opbrengst deelneming. Wordt het dividend later gewijzigd, dan staat het verschil er opnieuw.
Zolang er iets klaarstaat, staat het ook bij Vraagt aandacht op het overzicht; met Verwerken gaat u erheen. Via het zoekveld vindt u het met dividend. Een boekhouder, die Inkoop niet opent, boekt het via Vraagt aandacht.
Groepsoverzicht
Het Groepsoverzicht zet de gekoppelde bedrijven naast elkaar: per bedrijf de bank, wat u te ontvangen en te betalen heeft, en de btw om te reserveren. De regel Groep telt ze op, zonder wat de bedrijven van elkaar te vorderen hebben (de rekening-courant en de facturen aan elkaar). Klik op een bedrijf om het te openen.
U opent het Groepsoverzicht via de bedrijfsnaam onderin het menu, onder Bedrijfsinstellingen. Op het overzicht kunt u ook het blok Groep toevoegen, zie Het overzicht aanpassen. Het Groepsoverzicht en het blok Groep zijn er alleen zolang het bedrijf gekoppeld is.
Op de telefoon
Op de telefoon werkt het net zo, op een smal scherm:
- Meer → Instellingen → Gekoppelde bedrijven toont de kaarten onder elkaar, met Bedrijf koppelen eronder. De drie stappen staan op een eigen pagina, met bovenaan Stap 2 van 3 en Annuleren of Vorige om terug te gaan.
- Een factuur van het andere bedrijf staat onder Meer → Bonnen & uitgaven met het label, bijvoorbeeld Van uw holding. Tik erop: de factuur staat bovenaan, alles is ingevuld, en met Boeken is hij geboekt. Te ontvangen dividend staat daar bovenaan, ook met Boeken.
- Ook in … boeken? schuift van onderen omhoog nadat u iets op de rekening-courant boekt, met Nee en Ja, tegenboeken.
- Een rekening-courant die niet aansluit, staat op het overzicht bij Vraagt aandacht. Tik op de regel eronder voor de boekingen en Beide tegenboeken.
- Het Groepsoverzicht zet elk bedrijf in een eigen blok onder elkaar, met de Groep onderaan. Tik op een bedrijf om het te openen.
Zie ook Numeria op uw telefoon.
Uw boekhouder
Een boekhouder ziet een gekoppeld bedrijf alleen als hij ook in dat bedrijf werkt. Werkt uw boekhouder alleen in de werk-bv, dan ziet hij de factuur van de holding als gewone inkoopfactuur, zonder label, zonder het tabblad Gekoppelde bedrijven, zonder de vraag om tegen te boeken en zonder Groepsoverzicht. Een verschil in de rekening-courant ziet hij wel, onder de naam van de rekening.
Koppeling verbreken
Klik op de kaart op Koppeling verbreken en bevestig. Wat al geboekt is, blijft in beide bedrijven staan. Er wordt niets meer doorgezet: facturen aan het andere bedrijf gaan weer per e-mail of Peppol, en facturen die nog op bevestiging wachten, staan in het andere bedrijf als gewone inkoopfactuur te controleren. De eigenaren van beide bedrijven krijgen een melding. Met Opnieuw koppelen zet u de koppeling weer aan, met dezelfde rekeningen.
Heeft de holding het pakket Holding, dan past dat pakket zonder koppeling niet meer. Bovenaan Gekoppelde bedrijven van de holding staat dan bijvoorbeeld "Het pakket Holding kan alleen met een gekoppeld werk-bedrijf. Kies vóór 31 oktober een ander pakket.", met Pakket kiezen. Dezelfde melding staat bij Vraagt aandacht op het overzicht, en de eigenaar krijgt hem per e-mail. Kiest u niets, dan gaat de holding aan het begin van de volgende periode over op Basis. Koppelt u vóór die datum opnieuw, dan blijft het pakket Holding.
Hoe de rekening-courant tussen een holding en een werk-bv in de boekhouding werkt, leest u in Privé betaald, privé opgenomen en de rekening-courant DGA.